Belegsteuerung

 

Zentrale Aufgabe der Stabsarbeit ist die Belegsteuerung. Mit diesem Modul wird den Stabsmitgliedern ein einfach zu bedienendes jedoch sehr mächtiges Werkzeug zur Verfügung gestellt.


Es ist gleichzeitig eine Dokumentation, die aussagekräftig, recherchierbar und beweiskräftig ist.

Alle Funktionen, die für eine Kommunikation in der Stabsarbeit erforderlich sind, sind hier vorhanden.



 

 

Mit ELS-Professional kann die Dokumentation auf elektronischem Wege lückenlos geführt werden. Alle erforderlichen Informationen werden zu jedem Eintrag hinterlegt:

  • Betroffener Einsatzabschnitt
  • Meldezeit
  • Meldender
  • Meldeweg
  • Empfänger (auch Email)
  • Text (auch mit Anlagen)
  • Auftragsverlauf
  • Verlinkung zu anderen Belegen

 

 

 

Neuen Eintrag erzeugen: 


Ein Mausklick auf „Neu“ öffnet die Eingabemaske. Für jedes der Eingabefelder ist im rechten Bereich eine Liste mit Auswahlmöglichkeiten vorgegeben. Alle einmal eingetragenen Werte für


  • Einsatzabschnitt
  • Meldender
  • Empfänger


werden als Vorausauswahl angeboten:

 

 

 

In der Benutzerauswahl befinden sich alle vorhandenen Funktionen (Diese können in der „Benutzerverwaltung“ im Feld „Funktion“ verwaltet werden) sowie die Personen, die eine dieser Funktionen inne haben.

Angemeldete Funktionen sind grün hinterlegt.


Funktionsbeschreibung 

 



Quittieren (am Beispiel)


Der Beleg 37 wurde an eine Emailadresse und an die Funktionen S2 (zu mir) und S3 geschickt. Alle Empfänger sind noch rot hinterlegt, sie haben den Beleg also noch nicht quittiert.






Hier hat der Emailempfänger die an ihn gesandte Email als Antwort zurück geschickt. In der Email befindet sich die ID des Belegs, so dass der Emailempfänger nun grün hinterlegt ist.






Hier hat jetzt der S2 (also ich) den Beleg 37 quittiert. „S2“ wird grün hinterlegt und der rote Botten (Zeichen dass ich noch quittieren muss) ist verschwunden.



 


Zeilenhöhe 


Die Zeilenhöhen passen sich dynamisch den erforderlichen Texthöhen an oder können fest eingestellt werden auf 2/4/6 Zeilen pro Beleg

 

Emailempfänger


Ein Beleg kann auch an einen Emailempfänger adressiert werden. Die Email enthält eine ID, so dass der Empfänger direkt darauf antworten kann und ELS diese ID bei einem Eingang einer Antwort dem richtigen Beleg zuordnen kann.


Hier stellen Sie die Zugangsdaten für das Abrufen der Emails ein: